Besondere leistungen hoai: HOAI: Besondere Leistungen

Auf der Baustelle fällt kaum etwas sauber in den ursprünglichen Plan. Der Kunde will die Leitungsführung doch anders. Der Elektriker soll noch schnell eine zusätzliche Dose setzen. Beim SHK-Umbau taucht ein alter Bestand auf, den vorher niemand ordentlich aufgenommen hat. Also macht man’s mit, damit der Ablauf nicht steht.

Das Problem kommt später. Auf der Rechnung sieht der Auftraggeber plötzlich Positionen, über die nie sauber gesprochen wurde. Im WhatsApp-Chat findet sich irgendwo eine Sprachnachricht, auf einem zerknitterten Zettel steht eine Zeitnotiz, und im Kopf des Poliers war ohnehin alles klar. Nur beweisbar ist es nicht. Genau an dieser Stelle wird das Thema besondere leistungen hoai für Handwerksbetriebe interessant. Nicht als Juristenkram, sondern als Mittel gegen unbezahlte Zusatzarbeit, Diskussionen und Marge, die still verschwindet.

Wenn aus 'mal eben schnell' unbezahlte Mehrarbeit wird

Der typische Fall läuft immer gleich. Ein Kunde steht auf der Baustelle, schaut auf eine Wand und sagt: „Wenn ihr schon da seid, könnt ihr die Leitungen gleich mit verziehen?“ Niemand will kleinlich wirken. Also wird umgeplant, Material wird anders eingesetzt, ein Mitarbeiter bleibt länger, und am Abend landen ein paar Fotos und zwei Sprachnachrichten in einer WhatsApp-Gruppe.

Drei Wochen später ist die Erinnerung unscharf. War das eine Anweisung des Kunden oder nur eine lose Idee? Wurde die Änderung freigegeben? Ging es um eine technisch nötige Anpassung oder um einen Wunsch ausserhalb des Auftrags? Genau dort beginnt der Ärger.

Was auf der Baustelle schiefläuft

Im Alltag scheitert es selten an der Bereitschaft zu arbeiten. Es scheitert an der Trennung zwischen vereinbart und zusätzlich. Viele Teams machen gute Arbeit, aber sie dokumentieren Zusatzaufwand zu spät, zu verstreut oder gar nicht.

Typische Folgen sind:

• Zeit frisst Marge: Mitarbeiter leisten Zusatzaufwand, der nirgends sauber als Mehrleistung auftaucht.
• Rechnungen geraten unter Druck: Der Kunde erkennt die Arbeit zwar an, bestreitet aber den Umfang.
• Das Büro rätselt nachträglich: Aus Chats, Fotos und Erinnerungen soll eine belastbare Abrechnung entstehen.
• Haftung bleibt hängen: Wer Änderungen ohne klare Dokumentation ausführt, übernimmt oft mehr Verantwortung als nötig.

Wer Zusatzarbeit erst am Rechnungsende erklären will, ist meistens zu spät dran.

Warum das kein Randproblem ist

Auf kleinen und mittleren Baustellen entsteht Zusatzaufwand oft nicht durch grosse Nachträge, sondern durch viele kleine Eingriffe. Ein zusätzlicher Termin. Eine geänderte Trasse. Eine technische Abstimmung, die niemand im Angebot hatte. Für den einzelnen Vorgang wirkt das harmlos. In Summe wird daraus unbezahlte Mehrarbeit.

Die saubere Lösung ist nicht, bei jedem Zuruf die Arbeit zu verweigern. Die bessere Lösung ist, diese Leistungen professionell zu behandeln. Genau dafür gibt es in der HOAI die Trennung zwischen Standardaufgaben und zusätzlichen, gesondert zu vereinbarenden Leistungen. Für Handwerker bedeutet das vor allem eins: Wer Zusatzaufwand früh erkennt, schriftlich festhält und nachvollziehbar belegt, bekommt deutlich eher eine faire Vergütung und schont nebenbei die eigenen Nerven.

Grundleistung oder Besondere Leistung der Unterschied

Viele Betriebe spüren im Alltag sofort, dass eine Aufgabe „eigentlich extra“ war. Unscharf wird es bei der Frage, ob sie auch so vereinbart und abgerechnet werden kann. Die HOAI 2021 zieht hier eine klare Linie: Grundleistungen werden über die Leistungsphasen vergütet, Besondere Leistungen sind nur dann honorarfähig, wenn sie ausdrücklich vertraglich vereinbart werden. Bei den Grundleistungen gibt es feste Anteile am Tabellenhonorar, etwa LPH 3 mit 20 %, während besondere Leistungen frei verhandelbar sind. In komplexen Projekten können sie zusätzliches Honorarvolumen von 20 bis 30 % ausmachen, wie auf der Seite zu den Grundleistungen nach HOAI 2021 beschrieben wird.

Wer das auf der Baustelle verstehen will, braucht keine Gesetzeskommentare. Die einfachste Analogie ist das Auto.

Die Auto-Analogie, die es verständlich macht

Die Grundleistung ist die Serienausstattung. Das Fahrzeug fährt, bremst und erfüllt seinen Zweck. Die Besondere Leistung ist die Sonderausstattung. Sitzheizung, Navigationssystem, Anhängerkupplung. Nichts davon ist automatisch drin. Alles muss zusätzlich bestellt und bezahlt werden.

Genauso läuft es im Baualltag. Das normale Klären der Aufgabenstellung, die Ortsbesichtigung, die Beratung zum Leistungsbedarf und die Dokumentation der Ergebnisse gehören typischerweise zum Standardrahmen. Sobald aber eine Aufgabe deutlich tiefer geht, spezielle Expertise verlangt oder über das übliche Soll hinausgeht, betreten Sie den Bereich der Besonderen Leistung.

Zur schnellen Einordnung hilft diese Grafik:

Grundleistungen vs. Besondere Leistungen im Überblick

Leistungsart	Grundleistung (Standard)	Besondere Leistung (Zusatz)
Vertragslogik	Im üblichen Leistungsbild enthalten	Muss gesondert vereinbart werden
Zweck	Erfüllt die grundlegende Aufgabenstellung	Geht über den Standard hinaus
Vergütung	Nach HOAI-Struktur im Grundhonorar abgebildet	Frei verhandelbar
Typische Beispiele	Aufgaben klären, Ortsbesichtigung, Ergebnisse dokumentieren	Bedarfsplanung, Standortanalyse, technische Bestandsaufnahme, BIM-spezifische Leistungen
Risiko ohne Klarheit	Unsaubere Leistungserwartung	Unbezahlte Zusatzarbeit oder Streit über Nachträge

Woran Sie den Unterschied im Alltag erkennen

Wenn Sie sich auf der Baustelle fragen, ob etwas noch Standard ist, helfen drei Prüfsteine:

• Ist die Aufgabe im ursprünglichen Auftrag sauber enthalten? Wenn nein, wird’s interessant.
• Erfordert sie zusätzliche Planung, Analyse oder Abstimmung? Dann sprechen viele Anzeichen für eine Besondere Leistung.
• Würde der Kunde überrascht reagieren, wenn die Aufgabe einfach mit der Schlussrechnung auftaucht? Dann hätte sie vorher schriftlich auf den Tisch gemusst.

Praxisregel: Alles, was besondere Abstimmung, vertiefte Untersuchung oder zusätzlichen Dokumentationsaufwand auslöst, sollte im Betrieb sofort als möglicher Zusatzfall markiert werden.

Gerade für Handwerksbetriebe ist diese Trennung Gold wert. Nicht weil jeder Vorgang maximal ausgereizt werden soll, sondern weil klare Abgrenzung das Verhältnis zum Kunden verbessert. Der Kunde weiss, was im Preis drin ist. Das Büro weiss, was abrechenbar ist. Und der Bauleiter muss sich am Ende nicht mit einem unstrukturierten Chatverlauf verteidigen.

Typische Besondere Leistungen im Handwerksalltag

Sobald man das Prinzip verstanden hat, erkennt man besondere Leistungen plötzlich überall. Nicht als Theorie aus dem Planerbüro, sondern direkt zwischen Rohbau, Montagewagen und Gruppenchat.

Beim Elektriker

Die Standardinstallation ist das eine. Richtig spannend wird es, wenn aus „ein paar Leitungen“ plötzlich eine abgestimmte Zusatzplanung wird. Ein Kunde will etwa mehrere Funktionen zusammenführen, Schalter anders gruppieren oder eine vorhandene Installation in ein komplexeres System überführen. Dann reicht der normale Einbau oft nicht mehr.

Ein typischer Punkt ist die detaillierte Abstimmung von Sonderwünschen mit Bestand, Nutzerverhalten und späterer Erweiterbarkeit. Das ist keine einfache Montage mehr. Das ist zusätzlicher Denk- und Planungsaufwand.

Beim SHK-Betrieb

Im Leistungsbild Technische Ausrüstung ist die detaillierte Systemanalyse zu Wirtschaftlichkeit und Umweltverträglichkeit eine typische Besondere Leistung. Solche Analysen können den späteren Energieverbrauch um 10 bis 25 % senken. Unvollständige Planungen können laut den dort beschriebenen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen zu 15 bis 20 % höheren Folgekosten führen. Das ist auf der Seite zum Leistungsbild Technische Ausrüstung nach HOAI so dargestellt.

Für den SHK-Alltag heisst das praktisch: Wenn Sie nicht nur montieren, sondern Varianten prüfen, Anlagenkonzepte vergleichen oder eine bestehende Lösung gezielt auf Energieeffizienz hin analysieren, dann bewegen Sie sich oft ausserhalb des bloßen Standards.

Beim Bau- und Ausbaubetrieb

Auf der Baustelle tauchen ständig Zusatzaufgaben auf, die formal klein wirken, praktisch aber Zeit fressen. Ein Bauunternehmer erstellt kurzfristig eine technische Bestandsaufnahme, weil die vorhandenen Unterlagen lückenhaft sind. Ein Ausbau-Betrieb dokumentiert abweichende Bestände, damit Folgegewerke weiterarbeiten können. Ein Team übernimmt zusätzliche Koordination oder erweiterte Bauleitung, weil der tatsächliche Ablauf chaotischer ist als geplant.

Diese Leistungen haben zwei gemeinsame Merkmale. Sie entstehen aus dem Projekt heraus, aber sie waren nicht sauber im Grundpaket enthalten. Und sie verlangen Erfahrung, Organisation und belastbare Dokumentation.

Drei typische Baustellenszenen

• Elektro im Altbau: Der vorhandene Leitungsbestand weicht von den Unterlagen ab. Statt nur zu installieren, prüft der Betrieb den Bestand, passt die Lösung an und dokumentiert die geänderte Führung.
• SHK in der Sanierung: Vor dem Austausch der Anlage wird genauer untersucht, welches System unter den realen Bedingungen wirtschaftlich und umweltverträglich sinnvoll ist.
• Ausbau auf engem Terminplan: Der Kunde fordert zusätzliche Abstimmungen und Zwischenstände, die über das normale Maß hinausgehen und gesondert betreut werden müssen.

Die meisten besonderen Leistungen verstecken sich nicht in grossen Sonderwünschen, sondern in Aufgaben, die „kurz noch mit erledigt“ werden.

Wer solche Situationen künftig bewusst erkennt, kann anders handeln. Nicht hektisch. Sondern sauber.

Besondere Leistungen richtig vereinbaren und abrechnen

Erkennen allein reicht nicht. Bezahlt wird, was verständlich beschrieben, vorab vereinbart und im Zweifel nachweisbar ist. Genau daran scheitern viele Betriebe. Sie erledigen die Zusatzleistung erst und versuchen danach, sie juristisch einzufangen. Das ist die schlechteste Reihenfolge.

Was vor der Ausführung stehen muss

Eine Besondere Leistung gehört schriftlich in Angebot, Nachtrag oder Zusatzvereinbarung. Mündliche Baustellenabsprachen sind im echten Leben häufig, aber für die Abrechnung zu schwach. Vor allem dann, wenn später Personal, Zeit und Material diskutiert werden.

Diese Punkte sollten immer enthalten sein:

• Konkrete Leistungsbeschreibung: Nicht „Zusatzarbeiten nach Bedarf“, sondern klar benennen, was gemacht wird.
• Anlass der Zusatzleistung: Kundenwunsch, geänderter Bestand, behördliche Anforderung oder technische Notwendigkeit.
• Abrechnungsart: Nach Aufwand oder als Pauschale.
• Freigabe: Wer beauftragt hat und wann.

Formulierungen, die im Alltag funktionieren

Sie brauchen keine hochgestochene Sprache. Klare Sätze sind besser als Juristennebel. Zum Beispiel:

Formulierungsbeispiel: „Folgende nicht im Grundauftrag enthaltene besondere Leistungen werden gesondert beauftragt und nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet: technische Bestandsaufnahme im Bereich Unterverteilung, Abstimmung geänderter Leitungsführung vor Ort, ergänzende Fotodokumentation und Nachweisführung.“

Oder kürzer für den Nachtrag auf kleiner Baustelle:

„Auf Wunsch des Auftraggebers wird die Ausführung um folgende zusätzliche Leistung erweitert. Die Vergütung erfolgt gesondert nach bestätigtem Aufwand.“

Stundensatz oder Pauschale

Beides kann funktionieren. Entscheidend ist, dass die Logik zur Leistung passt.

Modell	Gut geeignet wenn	Schwäche
Stundensatz	Umfang vorab schwer abschätzbar ist	Kunde fragt später eher nach Einzelzeiten
Pauschale	Leistung klar abgrenzbar ist	Risiko liegt stärker beim Betrieb, wenn der Aufwand ausufert

Bei unklaren Bestandslagen ist Aufwand oft ehrlicher. Bei klar umrissenen Zusatzpaketen ist eine Pauschale leichter zu verkaufen. Was selten gut funktioniert: ein unscharfer Mischansatz ohne klare Grenzen.

Der häufigste Fehler im Büro

Viele Rechnungen scheitern nicht am Handwerker draussen, sondern an der Formulierung drinnen. Wenn auf der Rechnung nur „Mehraufwand Baustelle“ steht, provoziert das Rückfragen. Besser ist eine Linie vom Auftrag über die Ausführung bis zur Rechnung. Das Leistungsdatum muss ebenfalls sauber passen. Wer dabei unsicher ist, findet eine praxistaugliche Erklärung im Beitrag zum Leistungsdatum auf Rechnungen für Handwerker.

Eine einfache Regel hilft: Erst beschreiben, dann beauftragen lassen, dann ausführen, dann abrechnen. Nicht andersherum.

Warum der lückenlose Nachweis entscheidend ist

Selbst eine gute Zusatzvereinbarung hilft wenig, wenn später niemand mehr belegen kann, was tatsächlich passiert ist. Auf der Baustelle zählt nicht nur, dass eine besondere Leistung beauftragt wurde, sondern auch wann, warum und mit welchem Umfang sie ausgeführt wurde.

Viele Betriebe dokumentieren grundsätzlich schon irgendetwas. Ein paar Fotos im Handy. Eine Sprachnachricht an den Chef. Vielleicht ein Eintrag im Bautagebuch. Das Problem ist nicht der Mangel an Informationen. Das Problem ist die fehlende Struktur.

Zur Veranschaulichung reicht oft ein Blick auf einen typischen digitalen Baustellenablauf:

Was dokumentiert werden muss

Im Streitfall zählen nachvollziehbare Bausteine. Nicht perfekte Schönheit. Sondern belastbare Kette.

Dazu gehören vor allem:

• Anweisung oder Wunsch: Wer hat die Zusatzleistung ausgelöst?
• Ausgangslage: Wie sah der Zustand vorher aus?
• Ausführung: Was wurde konkret geändert, geprüft oder ergänzt?
• Zeit und Material: Welcher Aufwand ist angefallen?
• Ergebnis: Was wurde erreicht oder übergeben?

Wo WhatsApp allein an Grenzen kommt

Viele Teams arbeiten längst mit WhatsApp. Das ist verständlich, schnell und auf der Baustelle praktisch. Laut einer ZDH-Statistik 2025 nutzen über 52 % der KMU-Handwerker WhatsApp für die Baustellenkommunikation, haben aber Schwierigkeiten, diese Kommunikation HOAI-konform und DSGVO-sicher zu dokumentieren. Gleichzeitig steigt die BIM-Nutzung, und BIM-spezifische Leistungen gelten oft als Besondere Leistung. Das wird im Beitrag zu HOAI 202X und besonderen Leistungen im Leistungsbild Freianlagen aufgegriffen.

WhatsApp ist gut für Geschwindigkeit. Es ist schlecht als Archivsystem. Chats verschwinden zwischen Privatnachrichten, Projektgrenzen sind unsauber, und niemand möchte im Konfliktfall hunderte Nachrichten durchsuchen.

Warum Nachweise auch Gewährleistungsschutz sind

Dokumentation dient nicht nur der Rechnung. Sie schützt auch bei Abnahme, Mängelthemen und späteren Rückfragen. Wer sauber festhält, was auf Anweisung geändert wurde, kann Verantwortung besser abgrenzen.

Gerade bei zusätzlichen oder geänderten Leistungen lohnt sich ein sauberer Abschluss. Eine praktische Ergänzung dazu ist ein klar geführtes Abnahmeprotokoll für Bauleistungen, weil dort der Zustand zum Übergabezeitpunkt sauber fixiert wird.

Saubere Nachweise sparen nicht nur Diskussionen über Geld. Sie sparen auch Diskussionen über Schuld.

Mit Vork die Erfassung und den Nachweis automatisieren

Der eigentliche Engpass ist selten die Bereitschaft zu dokumentieren. Der Engpass ist der zusätzliche Aufwand. Kein Monteur will nach Feierabend noch in fünf Ordnern Bilder sortieren. Kein Bauleiter will aus Sprachnachrichten händisch einen Nachweis bauen.

Genau deshalb funktionieren Systeme nur dann im Handwerk, wenn sie sich an den bestehenden Ablauf hängen. Nicht andersherum.

So sieht ein brauchbarer Ablauf auf der Baustelle aus

Ein Mitarbeiter macht ein Foto von einer geänderten Ausführung. Dazu spricht er kurz ins Handy: „Kabelweg auf Kundenwunsch geändert, zusätzlicher Aufwand vor Ort.“ Danach schickt er beides wie gewohnt per WhatsApp ab. Damit ist die Information erst einmal draussen, ohne dass auf der Baustelle ein neues Tool gelernt werden muss.

Im Büro entsteht erst dann Ordnung, wenn diese Daten nicht in einem Chat versacken, sondern projektbezogen zusammenlaufen, zeitlich eingeordnet werden und wieder auffindbar sind. Genau an diesem Punkt setzt Vork an. Fotos, Texte und Sprachnachrichten aus dem bestehenden WhatsApp-Ablauf werden zentral erfasst, dem richtigen Projekt zugeordnet und für Bautagebuch, Nachweisführung und Ablage nutzbar gemacht.

Was im Alltag tatsächlich hilft

Nicht jede digitale Lösung passt auf eine Baustelle. Was funktioniert, sind einfache Regeln:

• Ein Eingang statt vieler Gruppen: Wenn Informationen an einem Ort landen, sucht das Büro später nicht in privaten Chats.
• Projektbezug von Anfang an: Ein Foto ohne Baustellenkontext ist später fast wertlos.
• Sprachnachricht statt Zettel: Mitarbeiter dokumentieren eher, wenn sie reden können statt Formulare zu tippen.
• Schneller Export: Sobald Kunde, Bauherr oder Behörde Nachweise braucht, muss das Material ohne Bastelarbeit verfügbar sein.

Was nicht funktioniert

Viele Betriebe versuchen zuerst die Bordmittel-Lösung. Handyfotos in Ordnern, Screenshots aus WhatsApp, handschriftliche Ergänzungen im Büro. Das hält selten lange. Je mehr Projekte parallel laufen, desto stärker entstehen Lücken.

Schlecht funktionieren auch Lösungen, bei denen das Team eine komplett neue App mit neuer Logik, neuer Anmeldung und neuer Disziplin lernen soll. Auf der Baustelle setzt sich nur durch, was ohne Reibung in den Tag passt.

Digitale Dokumentation ist erst dann praxistauglich, wenn der Monteur sie unterwegs in Sekunden erledigt und das Büro trotzdem saubere Unterlagen bekommt.

Für besondere Leistungen ist das besonders wertvoll. Zusatzaufwand entsteht oft spontan. Wenn die Erfassung genau in diesem Moment einfach ist, steigt die Chance massiv, dass die Leistung später auch belegbar bleibt.

Häufige Fragen zu Besonderen Leistungen

Kann ich eine besondere Leistung auch mündlich vereinbaren

Praktisch passiert das ständig. Sicher ist es trotzdem nicht. Für die spätere Abrechnung ist eine schriftliche Bestätigung deutlich besser, selbst wenn sie nur kurz per sauber dokumentierter Nachricht erfolgt.

Muss der Kunde die Vereinbarung unterschreiben

Am sichersten ist eine ausdrückliche Bestätigung. Entscheidend ist, dass die zusätzliche Leistung klar beschrieben und die Beauftragung nachvollziehbar ist. Je grösser der Aufwand, desto wichtiger wird eine formale Freigabe.

Was mache ich, wenn der Kunde später bestreitet, den Zusatz beauftragt zu haben

Dann zählt Ihre Dokumentation. Wenn Sie den Wunsch, den Zustand vor der Änderung, die Ausführung und den Aufwand nachvollziehbar festgehalten haben, stehen Sie deutlich besser da. Ohne Nachweis wird es schnell zur Erinnerung gegen Erinnerung.

Kann ich besondere Leistungen nachträglich noch berechnen

Das ist deutlich schwieriger. Je später Sie mit dem Thema kommen, desto grösser das Streitpotenzial. Nachträglich klappt es eher, wenn der Vorgang eindeutig dokumentiert ist und aus den Unterlagen klar hervorgeht, dass es sich nicht um eine Grundleistung handelte.

Was ist besser, Pauschale oder Stundenabrechnung

Das hängt vom Fall ab. Wenn der Umfang unklar ist, ist Aufwand meist sauberer. Wenn die Zusatzleistung klar umrissen ist, lässt sich eine Pauschale oft leichter erklären und freigeben.

Reicht ein WhatsApp-Chat als Nachweis

Als einzelnes Beweisstück kann ein Chat helfen. Als vollständige Projektdokumentation ist er meist zu schwach, weil Struktur, Zuordnung und Vollständigkeit fehlen.

Woran erkenne ich im Alltag schnell einen Zusatzfall

Eine gute Kurzfrage lautet: Wäre diese Aufgabe auch dann angefallen, wenn der Auftrag exakt wie ursprünglich geplant gelaufen wäre? Wenn die Antwort nein ist, sollten Sie genauer hinschauen und den Fall sofort dokumentieren.

Warum ist das Thema für kleine Betriebe genauso wichtig

Weil gerade kleine Teams wenig Puffer für unbezahlte Stunden haben. In grossen Firmen verteilt sich ein Fehler über mehr Projekte. Im kleinen Betrieb frisst dieselbe Nachlässigkeit direkt die Marge.

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Wer besondere Leistungen sauber erfassen will, muss nicht noch mehr Papier ins Auto legen. Vork hilft Handwerksbetrieben dabei, WhatsApp-Chaos in nachvollziehbare Projektdokumentation zu verwandeln. Fotos, Sprachnachrichten und Texte landen geordnet beim richtigen Bauvorhaben, statt später mühsam zusammengesucht zu werden. Das spart Zeit im Büro, entlastet die Baustelle und macht Zusatzleistungen deutlich leichter nachweisbar.